Descarrega l’article en versió PDF

Vicent Giménez Chornet. Professor Titular d’Universitat (Universitat Politècnica de València). Ha treballat professionalment en diferents arxius: Arxiu del Regne de València, Arxiu de Ferrocarrils de la Generalitat Valenciana, i l’arxiu de Patrimoni Arqueològic de la Generalitat Valenciana. És membre del Comitè Tècnic de AENOR CTN50/SC11 sobre gestió de documents i aplicacions. El Grup de Treball d’Arxius del COBDCV, del qual és coordinador, acaba de publicar Importància dels arxius, llibre que proposa una sèrie de consideracions sobre la importància d’aquestes unitats d’informació i les conseqüències de la seua gestió incorrecta.

Vicent, abans de començar, ens agradaria que ens contares l’activitat que es porta a terme en el grup de treball d’arxius del COBDCV. Quines són les línies d’actuació principals?

El grup de treball d’arxius està format per persones que voluntàriament decidirem col·laborar en treballs sobre accions a fer per a potenciar l’arxivística al País Valencià. Partim de la Secció d’Arxius creada en el COBDCV, renovada ara farà un any, amb la voluntat de tractar els assumptes que considerem més urgents i donar-los unes respostes acordes a les nostres possibilitats. De la primera reunió general van nàixer tres propostes, que són les línies en què estem treballant ara, relacionades amb la importància dels arxius (que ara veu la llum amb la recent publicació), la política arxivística que caldria implantar al País Valencià (el document ja el tenim enllestit i prompte es podrà vore publicat) i una tercera línia relacionada amb l’avaluació de la gestió arxivística, en la qual un grup estem treballant i esperem que a final d’any podrem tindre un resultat publicable.

El llibre reivindica la importància que té la correcta gestió dels documents custodiats en els arxius com a dipositaris de la memòria d’una organització, però també com a peça clau en l’eficiència empresarial. Aquesta importància sembla que no és compartida per tots. En què han fallat els arxius, o els seus professionals, en aquest sentit?

[vc_testimonial author=”Vicent Giménez Chornet” company=””] Considere que, de partida, qualsevol organització dirà que sí és important el seu arxiu, però, de fet, per les accions que es desenvolupen en aquest àmbit es demostra que no li solen donar la importància que es mereix. Sols quan hi ha una catàstrofe, per la qual es perden els documents, se n’assabenten de la importància que tenien el papers que custodiaven. [/vc_testimonial]

Aquests papers, com indiquem en el llibre, són la prova d’uns actes administratius relacionats amb la propietat de les coses o amb els drets de l’organització o dels ciutadans. Quan hi ha un professional a càrrec d’un arxiu és poc probable que no quede ben palés un interés per gestionar correctament el fons de l’arxiu, però quan no hi ha un professional i tot depèn de l’alta direcció de l’organització (bé siga administració pública o empresa privada), llavors falla l’interés per la seua gestió. Sols els interessa que es conserven els papers, en qualsevol magatzem o dependència.

[vc_testimonial author=”Vicent Giménez Chornet” company=””] Tenim l’exemple de “l’arxiu intermedi” de la Generalitat Valenciana, un projecte que va nàixer en època de la Direcció General de José Luis Villacañas, que es va construir a Riba-roja de Túria, i que ha quedat com un magatzem, perquè no ens consta que hi haja un cos de funcionaris arxivers al seu front.  [/vc_testimonial]

Igualment passa en el sector empresarial, on es guarden els documents i no sol haver una gestió arxivística que garantisca l’oportuna recuperació de la informació (o recerca de documents) segons les tècniques que coneguem més eficients en el temps més curt.

Quan a una organització li costa trobar un document quan el necessita per a dur a terme les seues funcions, és un clar indicatiu de la carència en la gestió arxivística que repercutirà en l’eficiència d’aquesta organització.

Parlar d’arxiu en l’administració actual és parlar d’arxiu electrònic. Com afecta aquest canvi de paradigma la gestió dels arxius? Canvia el rol de l’arxiver en el món digital?

En l’actualitat ens trobem en un període de transició, del registre de les activitats en paper (fonamentalment, tot i que poden haver documents d’arxiu en cel·luloide o altres suports, molt minoritaris) al registre de les activitats en suport electrònic. Si ens parem a pensar-ho veiem que el que hi canvia és el suport, però els procediments administratius o els documents de les empreses privades o de qualsevol que en el desenvolupament de les seues activitats registre aquestes accions en suport electrònic, estan fent les mateixes coses que abans feien o registraven en paper, cel·luloide, o altre suport.

Les tasques arxivístiques canvien a causa del suport, però certes tècniques de gestió es mantenen. El rol de l’arxiver en el món digital implica que ha d’assabentar-se de nous coneixements esdevinguts per les Tecnologies de la Informació i Comunicació, com ara les bases de dades electròniques, la digitalització de documents per a incorporar-los a aquestes bases de dades, la descripció de documents en línia, la recuperació de la informació, les metadades (algunes relacionades amb la indexació, la preservació del document digital, la interoperabilitat, etc.) encaminades no sols a donar un servei eficient a l’organització, sinó també a la seua comunitat d’usuaris (en l’administració pública s’han d’abordar assumptes relacionats amb la transparència o la reutilització de la informació)

El creixent interés dels governs per la transparència, suposa una oportunitat per als arxius? En què beneficia l’arxiu d’una organització per al millor compliment de la Llei de Transparència?

[vc_testimonial author=”Vicent Giménez Chornet” company=””] Portar una política de transparència no és sols publicar una llei de transparència o un reglament, sinó plasmar en fets reals una transparència efectiva. [/vc_testimonial]

Mai no hi haurà transparència si en les organitzacions no hi ha una eficient recuperació de la informació, perquè no es trobaran els documents que la comunitat d’usuaris demanda en un moment concret, o perquè no hi haurà una eficaç transparència activa, és a dir, que l’administració mateixa, per iniciativa seua, faça públics en un portal web els documents que la comunitat pot considerar com essencials per a la rendició de comptes de les accions de govern.

En el llibre hi ha un apartat dedicat als arxius com a proveïdors de dades. Es pot parlar d’una “arxivística de dades”? Fins a quin punt és aplicable la teoria arxivística tradicional en un context d’informació compartida i distribuïda?

L’arxivística és el desenvolupament d’unes tècniques per a la gestió dels documents produïts, rebuts i conservats per qualsevol organització o persona en l’exercici de les seues competències o en el desenvolupament de la seua activitat. En aquest sentit no hi ha una arxivística de dades, sinó que les dades paleses en alguns documents poden ser tractades de diferent forma segons la finalitat i el suport material del document (document electrònic). No m’agrada parlar d’arxivística tradicional, i m’agrada la pregunta per a poder desmitificar aquesta visió. Perquè els lectors ho entenguen, és com si anàrem a un metge i ell ens diguera que ens va a tractar amb els coneixements adquirits en els estudis de medicina que va fer als anys vuitanta. Només hi ha una arxivística, i aquesta, en l’actualitat, ha renovat els seus continguts i tècniques de gestió.

[vc_testimonial author=”Vicent Giménez Chornet” company=””] El que cal és que els arxivers s’assabenten de les novetats de l’arxivística actual per a fer front als reptes de la gestió dels documents “tradicionals” i dels documents electrònics, i que alguns d’aquests poden disposar de dades rellevants per a ser tractades específicament (fulles de comptabilitat en Excel, registres demogràfics, inventaris, etc.). [/vc_testimonial]

Continuant amb la transformació digital, una preocupació constant entre els arxivers ha sigut la preservació dels documents electrònics. Com està abordant l’administració valenciana aquest tema?

És veritat que un dels reptes actuals és la preservació dels documents electrònics, com abans, i també en l’actualitat, hi ha un interés i es fa investigació sobre la conservació dels documents en paper (el paper actual i la tinta que utilitzem també preocupen, si els volem llegir d’ací cinc-cents anys). Hem avançat molt els darrers deu anys quant a les tècniques i la política que hem d’implementar a fi d’assegurar la interpretació dels documents electrònics en el futur, i hi ha normes ISO que tracten aquest tema. Els arxivers poden estar tranquils si la seua organització (administració pública o empresa) aplica aquestes normes ISO, i els informàtics col·laboren en aquesta tasca (igual que en l’entorn en paper la col·laboració de restauradors, conservadors, arquitectes, etc., és fonamental per a la conservació del paper).

Pel que fa a com l’administració valenciana aborda aquest tema, la resposta és que ho desconeixem. No sabem, o al menys jo no sé, si estan aplicant polítiques que garantisquen la recuperació dels documents de forma efectiva en un futur, i que continuen conservant aquests documents els elements pels quals van ser creats: autenticitat, integritat, fiabilitat i disponibilitat. Algunes polítiques de gestió de documents electrònics no tracten la disponibilitat i la recuperació de la informació, el que considerem una mancança fonamental en la gestió arxivística. Els dictàmens o resolucions d’una inspecció d’arxius podria resoldre la mancança d’informació que té la ciutadania quant a l’eficiència, a qualsevol nivell, de la gestió i preservació dels documents.

Si ens centrem en l’empresa privada, com difereix la gestió documental en l’àmbit privat i públic? Hi ha prioritats diferents? Està guanyant presència la figura del gestor documental en les organitzacions privades?

El tipus de tècniques de gestió que s’han d’implantar l’ha de marcar la finalitat, allò que pretén una empresa o administració pública quan ha de gestionar la informació registrada en qualsevol format. No m’agrada fer diferenciacions professionals entre arxiver o gestor documental quan la finalitat última és aplicar unes tècniques per a la gestió de la informació registrada en diferents suports. Si jo fóra un empresari i buscara contractar una persona perquè donarà solució a la recerca de la informació que tinc registrada en papers, bases de dades, tramitacions electròniques, etc., buscaria una persona amb uns coneixements específics. Per exemple, i en l’entorn dels arxius gestionats pel Ministeri de Cultura, el temari d’oposicions publicat recentment per a la selecció de personal em sembla molt adequat (coneixement de l’administració, dels documents històrics, de la gestió de documents electrònics, etc.), però, si és una empresa amb una activitat de només cinquanta anys no tindria sentit que demanara coneixements en documents històrics, però sí en l’àmbit de l’activitat de l’empresa (sanitat, advocacia, supermercats, etc.) i de les comunicacions digitals de l’empresa. Per això es produeix l’augment d’arxivers o gestors de documents sanitaris, de bufets d’advocats, de supermercats, etc. Tenim constància que quan les empreses privades contracten aquests professional, el nivell de satisfacció és alt i ja no els volen acomiadar.

I ja per últim, en la teua opinió, quin paper juguen les associacions i col·legis professionals en la defensa de la importància dels arxius?

[vc_testimonial author=”Vicent Giménez Chornet” company=””] Aquests col·lectius (associacions, col·legis, federacions, etc.) són essencials per a defendre la professió (les qüestions laborals han de ser tractades, fonamentalment, pels sindicats), i la professió és el desenvolupament d’unes tècniques aplicades per unes persones en uns àmbits laborals. I un d’aquests àmbits laborals són els arxius. [/vc_testimonial]

Els professionals arxivers coneixen molt bé els documents que gestionen i saben la transcendència que hi ha en el fet de salvaguardar i gestionar aquests documents, perquè són la prova dels nostres drets i la memòria de les nostres accions, perquè, quan aquests documents ja hagen perdut el valor pel qual van ser produïts, servisquen i tinguen el valor històric perquè els nostres hereus coneguen i entenguen d’on han vingut.

Autor: Francisco Ricau González, actualment, responsable de la línia de negoci IMS (Information Management Services) en el Instituto Tecnológico de Informática, on desenvolupa projectes de consultoria relacionats amb la intel·ligència competitiva, la gestió documental i la gestió de continguts, juntament amb labors de formació a empreses en diferents sistemes per a la gestió d’informació.

E-mail: fjricau@gmail.com