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Fui seleccionada para una de las becas de formación e investigación en la modalidad de Biblioteconomía y Documentación, en la especialidad de proceso técnico de fondos bibliográficos modernos, que convoca la Biblioteca Nacional de España (BNE). La especialidad tenía por objetivo formar en el ámbito del proceso técnico de monografías, recursos continuados y publicaciones en línea, así como en el ámbito de la bibliografía.

En mi estancia de 10 meses en la BNE, estuve en el Área de Gestión del Catálogo y Datos Bibliotecarios que dependía de la División de Procesos y Servicios Digitales.

Mi formación y trabajo consistía en el aprendizaje y desarrollo práctico de tareas básicas del servicio de gestión de un sistema bibliotecario,

especialmente centrado en el análisis y el mantenimiento de datos bibliográficos; en la formación en las características principales de Symphony, el sistema de gestión bibliotecario de la BNE, su estructura de registros bibliográficos, de autoridad, de fondos y localizaciones, y de signaturas e ítems, y en las principales funciones de extracción de datos; además de la instrucción en el uso de aplicaciones de análisis de registros MARC, como son MARC Report y MARC Edit, y en el uso de programas de tratamiento avanzado de texto como UltraEdit o Notepad++.

El departamento funciona como “administrador” del Sistema Integrado de Gestión Bibliotecaria de la biblioteca, y entre sus funciones están:

• La configuración sistemática y adaptación a MARC 21 de los distintos formatos bibliográficos, de autoridad y de fondos y localizaciones.
• La depuración masiva de los contenidos del catálogo (registros bibliográficos, de autoridad, de ejemplares y fondos MARC) mediante la utilización de APIs y SQL.
• El desarrollo y la mejora de las funcionalidades y diseño del OPAC web del catálogo e inclusión de nuevos formatos de descarga: ISO 2709, ISBD y XML.
• La elaboración de un mapa completo de circulación automatizada teniendo en cuenta las características de las colecciones de la BNE y estableciendo distintos niveles de protección y acceso al documento para los usuarios externos e internos de la BNE.

• La programación, ejecución y supervisión de los resultados de los denominados informes de mantenimiento de la base de datos: procesos diarios imprescindibles para el funcionamiento del SIGB y para la indización de los datos nuevos o modificados del catálogo.

• La implementación y mantenimiento del servidor Z39.50 de la BNE para la búsqueda y descarga de registros bibliográficos.

• El uso de programas PERL adaptados a las necesidades específicas para el mantenimiento del catálogo de la BNE y para la actualización de contenidos.

• La supervisión del correcto funcionamiento correcto de los distintos módulos y programas que utiliza el sistema automatizado.

• El control de los permisos de acceso según las tareas que realiza cada usuario al servidor de producción del SIGB con el fin de reducir al mínimo las posibilidades de vulnerar la seguridad del sistema.

• La definición de procedimientos sistemáticos para la integración de ficheros de registros bibliográficos y de fondos, no codificados en MARC21, en el catálogo de la BNE.

• La implementación del módulo de control y gestión de publicaciones.

• La búsqueda, selección y extracción de datos de registros bibliográficos, signatura ítem y fondos MARC utilizando SQL y APIs, y adecuación de los resultados y formato de presentación de la información a las necesidades de cada peticionario.

• La elaboración y puesta al día, en colaboración con otras unidades de la BNE, de manuales de uso y procedimientos de trabajo de los distintos módulos del sistema.

• La configuración e implementación de Google Analytics para la extracción de datos estadísticos de consulta del OPAC web de la BNE.

La acogida del personal fue excelente desde mi llegada, siempre dispuesto a explicarme cualquier detalle de las funciones, así como del funcionamiento del flujo de trabajo del área, supervisando cada tarea encomendada y apoyando en el proceso del desarrollo de la formación.

He de reconocer que las funciones que he realizado han sido muy importantes en mi desarrollo profesional y un complemento perfecto en relación a los conocimientos teóricos adquiridos en mi pasada formación académica.

Por supuesto, he fortalecido las habilidades tecnológicas e informáticas dentro del mundo de la documentación y la biblioteconomía que muchas veces, en instituciones culturales, suelen ser destrezas más débiles por los rápidos cambios en el mundo de las tecnologías de la información y su aplicación en las bibliotecas. Gracias al personal que maneja con habilidad sus funciones debido a su buena preparación y su constante formación, he aprendido nuevas herramientas en el análisis y el mantenimiento de datos bibliotecarios.

Comprobé la necesidad de tener un departamento de tales características dentro de una biblioteca, ya que la gestión del catálogo es una de las tareas que los bibliotecarios y bibliotecarias que se dedican en concreto al proceso técnico de fondos, no disponen del tiempo suficiente ni de los conocimientos completos de su funcionamiento. Aun así, he de reconocer que no todas las bibliotecas disponen de los medios económicos ni de personal, e incluso que ni sus fondos ni su gestión, por su naturaleza, requieren de un departamento así.

No quiero dejar de añadir que el haber podido realizar las tareas en el área de gestión del catálogo y datos bibliotecarios, me ha ofrecido una visión global de toda la biblioteca, además de valorar aún más si cabe, su esencial e indispensable trabajo en la visibilidad de los fondos del catálogo. He refrescado y mejorado conceptos en relación a las RDA, al formato MARC21 de registros bibliográficos, de autoridad y de fondos, en los sistemas integrados de gestión bibliotecaria, en la gestión de catálogos colectivos, en los protocolos y lenguajes de búsqueda e intercambio de información y en datos enlazados y ontologías de uso en bibliotecas. Cabe destacar que toda la formación y aprendizaje ha sido un apoyo paralelo en el estudio de convocatorias de empleo público, y un disfrute del trabajo real de la biblioteca más importante de nuestro Sistema Bibliotecario Español.

Autora: Yasmina García Sánchez-Crespo, es bibliotecaria y documentalista con estudios superiores de gestión cultural. Ha trabajado en bibliotecas de museos de historia y de arte contemporáneo, y como gestora de apoyo a la docencia en la universidad privada.

Ha sido miembro del equipo de actividades de la Muestra Artística PAM!, de la Universitat Politècnica de València. Su interés por el mundo de la cultura en general y en especial por el feminismo la llevó a formar parte del equipo de Woman Art House, un espacio que surge con el objetivo de reivindicar el papel de las mujeres artistas contemporáneas en la historia del arte, a través de hilos en Twitter y publicaciones de artículos. Junto a otros compañeros y compañeras de la profesión y el sector, ha participado con un relato en el libro “101 relatos bibliotecarios” de la editorial Vinatea.

Datos de contacto

Correo electrónico: yasmina.garcia@outlook.es

Teléfono: 628 608 802