Descarrega l’article en versió PDF

Avaluació documental en un mon datificat. La tecnologia canvia les regles de joc que sustentaven la vella societat analògica a una velocitat insospitada. S’afirma amb satisfacció el triomf de la societat digital i els beneficis de l’ús massiu de les dades. Canvia la manera en què vivim. La facilitat de crear, distribuir i emmagatzemar documents digitals genera una sobreproducció inimaginable d’informació. El Portal Terminològic Valencià incorpora tres neologismes com a reflex d’aquesta realitat: infoxicació”, “infobesitat” i “sobrecàrrega informativa” entesos com a sinònims de l’excés d’informació que produeix en el receptor una incapacitat per a comprendre-la i assimilar-la, i en el productor per a gestionar-la i mantenir-la amb garanties, afegesc jo.

Caldrà separar el gra de la palla, posar ordre a l’explosió digital. Discernir el que és essencial d’allò superflu, reduir costos gestionant l’evident sobrecàrrega documental i informativa després del boom informàtic. Tots els documents no tenen el mateix valor, i la importància de l’avaluació documental en l’arxivística i per a les organitzacions ha estat de sobra reivindicada i és una referència en les normes i models de gestió de documents. També la legislació valenciana la incorpora al Sistema Arxivístic Valencià, principalment a través de la Junta Qualificadora de Documents Administratius. Però, en aquest entorn de transició accelerada, en l’actual mon dominat per la immediatesa i líquid en les evidències, és suficient una operativa per a “decidir” si conservem o no determinats documents en passar els anys? No té tant o més impacte “apreuar” els documents segons perquè es creen, com a suport de l’eficiència i la legitimació de les actuacions? Crearem la documentació necessària (recordem la “síndrome dels arxius buits”, precisament per amagar intencionadament informació a la ciutadania) per a consolidar i ampliar drets individuals i col•lectius? i, podrem disposar íntegre i vàlid tot el maremàgnum documental que fem dia rere dia, encara que l’allotgem al “núvol”?

El valor dels documents. La teoria clàssica dels valors dels documents (Schellenberg) té significació en un model on els documents perduren una eternitat, i pretén fixar les decisions sobre quins podem eliminar o no, i en quina etapa. Repassant diversos articles i instruccions, el terme valor inclou moltes interpretacions: parlem de valor primari, valor secundari, valor de prova, valor probatori, valor de la informació, valor administratiu, valor legal, valor financer, valor de testimoni, valor científic, valor cultural, valor històric, valor patrimonial, i altres… sobre una metodologia formalista i meticulosa atesa la responsabilitat de preveure els usos posteriors d’un document. Està en joc el patrimoni documental, s’argumenta, tot i que l’imparable evolució tic tensiona aquest mètode. La macro-avaluació ve a plantejar una simbiosi entre estratègia i operativa, amb la finalitat d’identificar millor la informació útil en la interacció Organitzacions-Ciutadania/clientela: “la macro-avaluació ressitua el focus de la valoració en les funcions, el context de creació i el seu impacte social, i no tant en l’estudi de documents concrets”. Recordem que el concepte de document-objecte i la gestió física d’aquests objectes segurament caducarà prompte. Lluís E. Casellas proposa un patró d’anàlisi basat en les funcions transversals d’una organització com a referent principal d’allò que vol resoldre i la seva “vàlua” o transcendència per a testimoniar les operacions i els negocis capitals, gestionant valors sense descendir a les incomptables series o processos en què es poden representar dites funcions.

A més, no vivim d’esquenes al món. La nova realitat d’interacció social impulsada per Internet amplia la necessitat de documentar també les experiències socials i la dimensió humana de la vida, destaca Remei Perpinyà. Hem d’aconseguir arxius més democràtics i que donen veu la ciutadania. I per això reivindique Mariana Mazzucato i el seu recent assaig sobre el valor de les coses. Afirma l’economista que el valor, en essència, és la possibilitat de poder generar nous béns i serveis. Com es genera (producció), com es comparteix (redistribució) i quins beneficis ens aporta (reinversió) son components que cal projectar a la definició de valor dels documents. El més important, però, es assimilar que el «valor» no ve donat per se, que va prefixat en les coses, sinó que és el resultat d’una construcció, del consens social respecte la seva utilitat. La manera de mesurar no es neutral, així que el valor de les coses –i dels documents– determinarà en quin mon volem viure.

Grup de treball ADEAR. El grup de treball d’Avaluació, Documents Essencials i Anàlisi de Riscos (ADEAR) del COBDCV pretén aportar reflexions i propostes per a construir i salvaguardar la informació en entorns dinàmics i complexos, repensant els valors dels documents i la construcció del patrimoni informacional en escenaris d’incertesa o davant potencials situacions de risc. Al menys, en una triple direcció:

1. Avaluació documental. Evidentment, cal reduir el sobrepès i l’acumulació de documents, també –o sobretot– en els sistemes d’informació i aplicacions informàtiques. No es tracta de “domar” la informació, sinó de gestionar-la perquè ens aporte el major valor possible. Resultat de sengles tallers sobre valoració i retenció dels documents dirigits per Lluís E. Casellas, Núria Martínez i Merche Rojas, presentarem 10 propostes de valoració en una primera tanda a la Junta Qualificadora de Documents, coordinant els professionals dels Ajuntaments d’Alfafar, Alzira, Canet d’en Berenguer, Gandia, Gata de Gorgos i Tavernes de la Valldigna. Estem treballant també en la comunitat d’aprenentatge #Valora sobre procediment i macrovaloració, i revisarem l’aplicació transversal dels dictàmens de la JQDA sempre que siga possible, etc.
2. Gestió de la documentació essencial. El caràcter d’essencial no és un tema sols d’aplicar criteris de seguretat. Va de tipificar i gestionar en conseqüència aquest valor que serveix per avalar de forma substancial qui som i el principal d’allò que fem, garantint en qualsevol moment la raó de ser i la continuïtat del negoci d’una organització. Que ens puga servir davant de potencials catàstrofes o esdeveniments adversos, es indubtable i convenient. Però també dissenyarà de forma proactiva part del component informatiu; replicar tota la informació com a premissa potser no siga eficient, ni factible més prompte que tard. És una estratègia tècnica de gestió documental però d’abast corporatiu: cercarem aliances i estratègies compartides per a proposar models reutilitzables entre administracions públiques, o entre perfils d’empreses.
3. Anàlisis de riscos en la gestió de la informació. Hi ha dos marcs d’impacte destacat de la professió: acreditar els “beneficis” (econòmics fins i tot) de l’aplicació del sistema de gestió documental, cosa de la qual no sempre ens ocupem ni aconseguim demostrar, i posar en l’agenda corporativa l’anàlisi de riscos en la gestió de la informació. La integració de la metodologia de gestió de riscos dels actius d’informació permet gestionar qualsevol classe d’incertesa amb els documents i la informació. Però no entesa aquesta estratègia com un element negatiu, sinó que possibilite controlar i anticipar-se a possibles incidències, desviacions o efectes no desitjats dels objectius i la missió de l’organització. Com argumenta Anahí Casadesús, ens permetrà dissenyar sistemes de gestió mitjançant la comprensió global de l’organització, millorar el valor de la informació minimitzant riscos i aprofitant les oportunitats que es presenten. La pandèmia ens ha posat firmes. Disposar i compartir informació veraç afecta la vida de les persones, i esdevé capital per al bon funcionament empresarial, la pressa de les decisions i el progrés de les societats.

Referències:

• • Casadesús de Mingo, Anahí, “Gestión de riesgos apicada a la gestión de documentos”, Actas das I Xornadas “Olga Gallego” de Arquivos, 2016, p. 161-182. https://www.fundacionolgagallego.gal/upload/recursos/cat_2/44/transparencia_1_olgagallego_def.pdf [En línia]
  • Casellas i Serra, Lluís E.: “L’avaluació arxivística en el nou context de les organitzacions”. La destrucció d’informació pública. Una mirada multidisciplinària sobre l’eliminació ordenada de la documentació. Oficina Antifrau i Associació d’Arxivers Gestors de Documents de Catalunya, 2019, p. 90-117. https://www.girona.cat/sgdap/docs/Antifrau-Publicacio_CASELLAS.pdf [En línia].
  • Junta Qualificadora de Documents de la Comunitat Valenciana, instruccions per a l’elaboració de les propostes de taules de valoració documental:
    https://ceice.gva.es/documents/161634402/163674260/INSTRUCCIONES.pdf/6ddaa2d3-a31b-43f5-a8ee-b7106fba3289 [En línia].
  • Perpinyà i Morera, Remei: El valors dels documents d’arxiu https://arxivers.com/mon-laboral/temari-oposicions/tema-8-els-valors-dels-documents-darxiu/ [En línia].
  • Perpinyà i Morera, Remei: El valors dels documents d’arxiu https://arxivers.com/mon-laboral/temari-oposicions/tema-8-els-valors-dels-documents-darxiu/ [En línia].

Autor: Joan Carles Faus Mascarell, Tècnic de processos i arxiu administratiu, Ajuntament de Gandia. Coordinador del grup ADEAR del COBDCV.

Àrees de treball: Gestió documental electrònica, reenginyeria de processos, simplificació administrativa, transparència, documents essencials. Professor del Màster de Gestió Documental e Informació a les Empreses (MGDIE), Universitat de Barcelona.

@joancarlesfaus