Dia Internacional del Dret a Saber: contribució dels professionals de l’arxiu, la gestió documental, centres de documentació i biblioteques a la transparència

(2021/10) Símile núm. 50, Símile 2ª època

Descarrega l’article en versió PDF

Descarrega el PDF de la ponència

 

Resumen

Aquest text està basat en la ponència pronunciada en representació del Col·legi Oficial de Bibliotecaris i Documentalistes de la Comunitat Valenciana (COBDCV) en la jornada pel “Dia Internacional del Dret a Saber”, celebrada el 30 de setembre de 2021 en el Centre de Cultura Contemporània Octubre organitzat per l’Associació Ciutadania i Comunicació (ACICOM) https://acicom.org/dia-internacional-del-dret-a-saber-ho-celebrem-el-dia-30-9-2021-a-les-18h-centre-de-cultura-contemporania-octubre/

 

Foto: ACICOM

Bona vesprada a tothom i moltes gràcies a ACICOM per comptar un any més amb el Col·legi Oficial de Bibliotecaris i Documentalistes de la Comunitat Valenciana (COBDCV) per a la celebració d’aquesta diada reivindicativa tant important com és el “Dia Internacional del Dret a Saber”. Més enllà de la nostra participació en el foment de la transparència i a l’accés a la informació pública per part de la ciutadania com a membres de la Coalició pro-Accés, hui vull explicar, per una banda, quin paper juguem els professionals de la documentació i la informació en eixe foment, i per una altra, quines propostes tenim per millorar eixos mecanismes de transparència i accés.

Pel que fa al nostre paper com a professionals, el passat maig, dins del marc de les XVII Jornadas Españolas de Información y Documentación (JEID21) de FESABID (Federación Española de Sociedades de Archivística, Biblioteconomía, Documentación y Museística) i fruit d’un debat coordinat per Joan Carles Faus (membre del COBDCV) i Raquel Gómez, es va plasmar el document de treball “Informació i Política: 10 punts clau”. En aquest decàleg es deixa clar quin paper hi juguem els professionals de la documentació i la informació en la societat actual, així com en la correcta gestió de la res publica. Però, en referència al tema de la transparència, son tres punts concrets del decàleg els que fan palès el nostre paper:

  • “Punt 1. Centralitat dels professionals de la informació: El nostre col·lectiu professional pot mediar entre els qui governen i la ciutadania, entre la visió jurídica i la tecnològica, entre interessos privats i democràcia, comprometent-se amb l’accés a la informació i el coneixement distribuït.”

  • “Punt 4. Gestionar Informació versus Gobernança de la Informació: Internet ha dinamitat la privacitat i obri riscos (vigilància) que podem contraposar girant el rumb de la professió a l’evidència dels successos, transaccions i realitats que ens conformen com a individus, institucions o societats.”

  • “Punt 9. La Informació fonamenta la democràcia: La gestió eficient de la informació millora els serveis públics i la igualtat d’oportunitats, és la clau del Govern Obert, La lluita contra la corrupció o l’arbitrarietat de les decisions, i empara obertament drets individuals i col·lectius.”

En tenir clar el nostre paper i el nostre compromís amb el foment d’una societat oberta i democràtica, així com d’unes institucions transparents i accessibles, cal que fem un pas endavant i plantegem propostes concretes per a la millora de la transparència des de l’arxiu i la gestió documental.

Com a primera fita trobem que es fa necessari que centrem la qüestió de

què entenem per transparència i en quin marc la situem.

Habitualment en els textos, jornades i inclús en l’ambiciós “IV Pla de Govern Obert d’Espanya 2020-2024”, ens trobem que quan es parla de transparència tot està emmarcat dins l’àmbit político-social i de gestió de les administracions públiques, i que tot gira al voltant del Portal de transparència i de la Publicitat activa, és a dir, allò que podríem anomenar el front-office, tot oblidant-se d’allò que ha de donar suport a tots aquests processos que fan parèixer que la informació i els documents ixen del no-res. Aquest back-office està (o millor dit hauria d’estar) conformat pel document i l’expedient (i també les dades i metadades que els conformen) com a peces base d’un Sistema de gestió d’informació dins el marc de l’arxivística i la gestió documental. Aquestes dues parts, no són més que dues cares de la mateixa moneda, és per això que cal que es tracte de manera conjunta i interdependent tot allò referent a l’Administració electrònica (e-Administració) i a la transparència, cosa que ni legislativament, ni administrativament s’està fent a hores d’ara.

I és que la implementació de Sistemes de Gestió Documental (SGD) com a fonament de l’e-Administració i la transparència ofereix tota una sèrie d’avantatges:

  • Garanteix la integritat i validesa de la informació.

  • Permeten automatitzar i sistematitzar la publicitat activa.

  • Gestionen l’accés a la informació.

  • Garanteixen les limitacions de la transparència.

  • Garanteixen la protecció de dades personals.

  • Faciliten les conversions a formats oberts i reutilitzables.

  • Permeten l’actualització d’informació.

  • Garanteixen la preservació i la llegibilitat dels documents i bases de dades al llarg del temps: memòria històrica accessible.

Tenim necessitat, doncs, de polítiques integrades que trenquen amb aquestes falses dicotomies que creen àmbits aïllats i que, com a conseqüència, impedeixen que la informació fluïsca lliurement. I és ací, concretament, on adquireix importància el concepte “Transparència per disseny” encunyat i treballat per diversos professionals (en especial Anahí Casadesús). Aquest concepte es plasma en la definició i posada en marxa d’estratègies en matèria de transparència, accés, conservació i difusió de la informació perquè arribe a la ciutadania en un únic recorregut dissenyat des del principi.

Tot això implica, a més, el establir línies mestres que permeten el control total d’aquests recursos d’informació. Qüestió aquesta que ens porta directament al concepte de “Governança de la informació” que ARMA Internacional (l’associació internacional dels professionals de la gestió documental, la gestió de la informació i de la governança de la informació amb seu als EEUU) defineix d’aquesta manera:

“[…] estratègia general i de coordinació per a tota la informació organitzacional. Estableix les autoritats, els suports, els processos, les capacitats, les estructures i la infraestructura per a permetre que la informació siga un actiu útil […]”.

I què el Consell Internacional d’Arxius (ICA) sintetitza d’aquesta manera:

“Pont entre l’Estat i la Societat Civil”.

La implementació d’una veritable Governança de la informació en les institucions públiques comportaria la incorporació de tota una sèrie d’avantatges:

  • Enfocament coordinat i interdisciplinari.

  • Col·laboració que impulsa la interacció entre les parts.

  • Satisfacció dels requeriments de compliment legal (Compliance).

  • Gestió de riscos: evitar la “síndrome de l’arxiu buit”, documentació que no es troba…

  • Optimització del valor de la informació.

En conclusió, per a millorar la transparència i l’accés sense problemes de la ciutadania a la informació i documentació de les administracions públiques, primer que res,

cal que darrere la transparència existisca una gestió documental optimitzada que li servisca de suport i fonament.

És a dir, un Sistema de Gestió Documental, però hem de tenir clar que no estem parlant d’un software, sinó d’una forma sistematitzada de “controlar de manera eficient i sistemàtica la creació, la recepció, el manteniment, l’utilització i la disposició dels documents” (UNE-ISO 15489-1:2001), que, això sí, pot utilitzar un software com a eina per a dur a terme els seus objectius.

En segon terme, però molt lligat a això

cal implementar una veritable Governança de la informació,

i aquesta ha de pivotar sobre tres eixos clau: la gestió documental, la tecnologia i l’operativitat jurídica. I, per descomptat, amb la participació activa, coordinada i multidisciplinària dels professionals d’aquests tres àmbits.

I per a finalitzar, cal començar a pensar ja en aplicar una avaluació total de la transparència

que incloga tant el back-office com el front-office. Ara per ara, les administracions públiques estan únicament centrades en mesurar allò que es publica als portals de transparència. Les metodologies i sistemes de mesurament, com ara MESTA i d’altres, només avaluen el front-office i provoquen dubtes molt seriosos sobre si realment mesuren la transparència real de les institucions públiques, o només un acompliment formal d’un dels seus aspectes. Està sent molt discutit i posat en dubte el que algunes institucions públiques siguen realment transparents, tot i puntuar molt alt dins els rànquing de transparència.

Front això, existeixen models que avaluen les dues vessants i que poden servir per a donar una visió més acurada del nivell de transparència d’una organització, com ara el “Model de maduresa en gestió documental per a la transparència i la publicitat activa (MMGDT)” de l’AAC (Associació de Professionals de l’Arxivística i la Gestió de Documents de Catalunya). L’enfocament d’aquesta sistemàtica és centra en que allò realment important és avançar en la consecució real d’objectius, és a dir, oferir un servei òptim a la ciutadania i no centrar-se en competir per puntuar més alt en els rànquing de transparència. Entenem, doncs, que cal adoptar un model holístic com el MMGDT que, a més de mesurar tots dos àmbits de la transparència, també tinguen uns objectius reals.

També des del COBDCV se està treballant en propostes per a la millora de la transparència des del àmbit de les biblioteques, però en aquest cas des de la perspectiva de la formació d’una ciutadania activa. Enguany s’ha possat en marxa un “Pla de formació de professionals de biblioteques escolars” amb l’objectiu final de tenir persones preparades per a dur a terme una correcta implementació i gestió de les biblioteques escolars dins el sistema educatiu valencià. Aquests professionals tindran un paper clau en l’educació i formació dels xiquets i xiquetes valencianes en dos importants matèries. La primera, allò que tècnicament s’anomena “Alfabetització informacional” que no és sinó aprendre a trobar, contrastar i validar informació i dades. I la segona, com participar activament en els assumptes públics (consulta pública prèvia de legislació, iniciatives legislatives, pressupostos oberts, ciència ciutadana…), amb la informació necessària.

Per concloure, volem remarcar que l’objectiu del COBDCV, i dels seus i les seues professionals, respecte del tema que ens ocupa, és facilitar l’Accés de la ciutadania a la informació, no només amb el nostre treball diari, sinó també vetllant per una aplicació efectiva de la Transparència i el Bon Govern de les administracions públiques i per la qualitat de la Governança de la informació.

Moltes gràcies per la vostra atenció!

Bibliografia

Autor:

Jose Antonio Martínez González, tècnic de Gestió Documental d’una mútua col·laboradora amb la Seguretat Social i profesor col·laborador de la Universitat Oberta de Catalunya (UOC). Llicenciat en Geografia i Història, especialitat d’Història Contemporània, per la Universitat de València (UV), màster en continguts i aspectes legals en la Societat de la Informació per la Universitat Politècnica de València (UPV) i postgraduat en gestió documental, arxivística i documentació per les universitats de València (UV), Politècnica de València (UPV) I Jaume I de Castelló (UJI).

Share Button

Deixa un comentari

L'adreça electrònica no es publicarà. Els camps necessaris estan marcats amb *

Fill out this field
Fill out this field
Introduïu una adreça electrònica vàlida.
You need to agree with the terms to proceed

Aquest lloc utilitza Akismet per reduir els comentaris brossa. Apreneu com es processen les dades dels comentaris.

Números anteriors

Menú
This website uses cookies to improve your experience. If you continue to use this site, you agree with it.
Ok