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Taller práctico de gestión documental

herramientas de software profesional para la transformación digital de las empresas.

Taller práctico de gestión documental: herramientas de software profesional para la transformación digital de las empresas

Taller de 4 horas gratuito para miembros del COBDCV.

  • Fecha: 31 de mayo 2018
  • Horario: de 16 a 20h.
  • Lugar: Aula F03. Facultad de Geografía e Historia. Universitat de València. Plano

Profesor: D. Rubén Lafuente Jorge

Grupo Adapting. Ingeniero de Telecomunicaciones, Doctorado en Ingeniería Automática (Ph.D.) y especialización en Gestión Informática por universidades de Alemania y España.

Experto en desarrollo de soluciones de gestión de contenidos y gestión documental profesional, con una experiencia de más de 18 años en dirección de proyectos de ECM, BPM y Records Management para clientes internacionales. Vocal del Comité de Normalización CTN50/ SC1 de ISO/AENOR de Gestión de Documentos y Aplicaciones. Experto en normativa Moreq, ISO-30301 y Leyes de Archivo en Latinoamérica.

Actualmente es gerente de la empresa colombiana Adapting América S.A.S., filial del Grupo Adapting español, con sedes en Valencia (España), Bogotá y Barranquilla (Colombia). Sus áreas de interés profesional residen en la Automatización de procesos, Big Data, Inteligencia Artificial e Interoperabilidad de sistemas.

Se entregará certificado de asistencia de 4 horas.

Presentación

En un mundo digital, la gestión documental se ha convertido en uno de los pilares básicos para la optimización de procesos y mejora de la eficiencia empresarial. No obstante, el tratamiento de los documentos electrónicos y su mantenimiento como evidencias de la actividad de las organizaciones no siempre se realiza con las herramientas adecuadas que aseguren su correcta gestión.

En este taller, que cuenta con una orientación totalmente práctica, el alumno tendrá ocasión de trabajar con un software de gestión documental y archivo (ECM-SGDEA), alineado con las principales normativas y estándares internacionales, y totalmente parametrizable para responder a las necesidades de gestión de documentos y expedientes del entorno organizacional en el que se implante.

Objetivos

El principal objetivo del taller es dotar a los profesionales de la información y la documentación del conocimiento básico necesario sobre el funcionamiento herramientas de gestión documental y archivo (ECM-SGDEA) como base fundamental para el diseño, mantenimiento y evaluación del sistema de gestión documental corporativo.

Metodologia

La metodología planteada para este taller es 70% práctica y 30% teórica. El taller se impartirá en un aula de informática correctamente habilitada para la realización de los ejercicios propuestos.

Programa

  1. ¿Qué es un SGDEA? Requisitos técnicos y funcionales. Conceptos básicos de un SGDEA. Arquitectura de un software ECM. Beneficios de un SGDEA.
  2. Demostración de abox ECM. Modelo e instrumentos para la Gestión Electrónica de Documentos. Visualización de conceptos archivísticos en Abox. Panel de administración de Abox. Roles generales. Introducción a los flujos generales en Abox.
  3. Parte práctica: Gestionando expedientes con Abox ECM:
    1. Registro electrónico de entradas y salidas.
    2. Trámite del expediente: definiendo el proceso con BPMN2 (modelado del flujo del expediente/documento).
    3. Cierre del expediente: archivo electrónico de la documentación.

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