Legislación de archivos

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Reseña del libro: Legislación de archivos
Autor: Vicent Giménez-Chornet
Editorial: Barcelona: UOC, 2017

Autora de la reseña: Francisca Ramón Fernández

En el presente estudio del Profesor titular de Universidad Vicent Giménez-Chornet, de la Universitat Politècnica de València, cuya trayectoria profesional le permite un tratamiento riguroso del tema objeto del libro, ya que ha sido miembro del Comité 50 de Documentación de AENOR, así como archivero en el Archivo del Reino de Valencia, se trata de forma concisa, accesible e interesante, con un claro aspecto práctico, el estudio del marco jurídico en el ámbito de la documentación y archivos. Desde la perspectiva de la legislación analizada se da respuestas coherentes a distintas situaciones legales de cumplimiento de los archivos, así como a otras cuestiones como la transparencia, digitalización o acceso a la documentación.

LibreArxiusSe inicia el estudio con un pertinente epígrafe del futuro lector del libro, ya que como bien indica el autor, este estudio va dirigido tanto a quién trabaja en archivos y debe saber qué normativa debe cumplir un archivo, así como qué trabajos técnicos archivísticos quedan bajo la legislación aplicable, como al investigador que quiere conocer la legislación en dicha materia. En la actualidad, la digitalización, la transparencia, y el acceso de los documentos ha hecho necesaria el cumplimiento de la normativa en dicho sentido, y el estudio se ocupa de ello de forma extensa.

Se estructura el libro en introducción y dos capítulos, epílogo y bibliografía.

Se abre la introducción con una importante pregunta al lector: ¿Por qué se debe legislar sobre archivos? El autor da merecida respuesta a dicha pregunta, contextualizándola en épocas históricas, que nos hacen reflexionar sobre las dificultades referentes a la custodia de la documentación y las consecuencias de si existiera una falta de regulación teniendo en cuenta el marco constitucional. La regulación abarca sistemas y servicios, la protección de la documentación y privacidad, la valoración, accesibilidad y transparencia, así como la red telemática e interoperabilidad, entre otras cuestiones.

El capítulo destinado a los deberes de las administraciones públicas se centra el marco jurídico aplicable en el ámbito de la administración, principalmente con la reciente Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas. Se estructura, a su vez el capítulo, en varios epígrafes: el archivo; la digitalización; los servicios; la accesibilidad; la transparencia; la red telemática y la interoperabilidad y el sistema archivístico español.

Realiza el autor una reflexión sobre la hoja de ruta en el caso de los procedimientos administrativos electrónicos y la problemática legal que plantea el documento a efectos del tráfico jurídico. Junto a ello, se referencia el régimen de responsabilidad respecto a la conservación y custodia de los documentos.

La digitalización también es objeto de tratamiento en el estudio en relación con el archivo electrónico único, y el efecto de futuro en relación con los documentos que no hayan sido digitalizados.

En el ámbito de los servicios destaca el análisis de la complejidad de la normativa dada las competencias transferencias a las Comunidades Autónomas en materia de archivos. El autor especifica las peculiaridades autonómicas con un lenguaje preciso proporcionando información útil al lector para conocer la legislación aplicable. Destaca el estudio de la sede electrónica y la relación con los ciudadanos, usuarios de dicho servicio.

La accesibilidad en el ámbito de la documentación es otro de los aspectos que se estudian en el libro. Se hace referencia histórica al periodo de transición democrática y la aplicación de la Ley 16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio Histórico Español, respecto a la regulación temporal para la consulta libre de la documentación. Dicha regulación plantea problemas y el autor lo indica, ajustándose al texto de la norma, y la posibilidad de un uso indebido en relación con la averiguación de delitos. También se alude a la regulación posterior en materia de archivos, que tampoco ha solucionado las condiciones de acceso, respecto a la desclasificación de los documentos.

La transparencia también es objeto de atención en el libro, aplicando la normativa representada por la Ley 19/2013, de 9 de diciembre, de transparencia, acceso a la información pública y buen gobierno, y la problemática respecto de los límites de la misma.

Se aborda también en el presente capítulo el análisis de la red telemática y la interoperabilidad, con descripción de los retos que se plantean tras la Directiva 2006/123/CE del Parlamento Europeo y del Consejo, de 12 de diciembre de 2006, relativa a los servicios en el mercado interior.

Concluye el estudio del capítulo con una referencia al sistema archivístico español planteando algunas cuestiones prácticas en relación a su consideración.

El capítulo segundo y último se ocupa del marco jurídico de la gestión archivística. Primero define algunos conceptos (documento y expediente, ciclo vital de documentos, metadatos), para después analizar la clasificación descripción, conservación, preservación y valoración, así como el elemento humano en relación a los archivos.

El autor del libro traslada en este capítulo su punto de vista en el ámbito de la gestión, y las dificultades que pueden existir en relación con el cumplimiento de los preceptos legales en el caso de gestión archivística. Plantea los problemas que pueden surgir y el recurso a las técnicas de gestión de archivos atendiendo a la normativa internacional para la solución de los retos jurídicos.

Se ocupa el Profesor Giménez-Chornet de referenciar las definiciones legales utilizadas como es documento y expediente, ciclo vital de documentos y metadatos y su ubicación legislativa en las normas analizadas, para después considerar la clasificación como estructura y su marco normativo aplicable, así como la relación que tiene con las definiciones expresadas previamente, como es el caso de los metadatos.

Se detiene también en el estudio de la descripción archivística y los objetivos que se persiguen, y las definiciones que podemos encontrar en la diversa legislación que la contempla.

La conservación y preservación se trata atendiendo a la legislación aplicable y las distintas directrices que se indican para garantizar los documentos a futuras generaciones. La valoración documental se plantea desde la perspectiva de valor de información y la preocupación por las consecuencias que supone la eliminación de documentos como pérdida de información valiosa.

Por último, el capítulo se centra en los recursos humanos que trabajan en los archivos, y su especialización, dada su función de custodia y servicio de los documentos, abogando por la necesidad de un perfil de archivero, para cumplir adecuadamente con las funciones encomendadas.

Cierra el estudio con un epílogo por parte del autor, en el que reflexiona sobre las cuestiones tratadas, y un apartado de bibliografía muy completo sobre la materia estudiada.

El libro se dirige, principalmente, al investigador en tema de archivos, y al profesional en dicha disciplina, dado el marcado carácter práctico del libro, solucionando las dudas legales que pueda tener para realizar su actividad.

En definitiva, un estudio necesario, oportuno, que apuesta por analizar la legislación desde un tratamiento riguroso, aportando soluciones, y dando respuesta a la compleja normativa que se aplica en archivística, con un lenguaje preciso, claro y comprensible.

Francisca

 

Autora: Francisca Ramón Fernández. Licenciada y Doctora en Derecho por la Universitat de València. En la actualidad es Profesora titular de Universidad de Derecho civil, adscrita a la Escuela Técnica Superior de Ingeniería del Diseño (ETSID) de la Universitat Politècnica de València

E-mail: frarafer@urb.upv.es

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