7 tendències que marcaran l’evolució de la gestió documental

Descarrega l’article en format PDF

El sector de la gestió documental comprèn un conjunt d’empreses que ofereixen productes i serveis a través de tota la cadena de valor: des de la digitalització i gestió de documents, fins a la destrucció confidencial passant per la consultoria i la custòdia d’arxius.

Dins del sector, un dels segments més importants és el format per les empreses que fabriquen o distribueixen programari de gestió documental o ECM (Enterprise Content Management), oferint serveis associats d’implantació i manteniment de solucions, desenvolupament de components o add-ons i consultoria. El segment del ECM és el que cobreix la major quota de mercat de la gestió documental i continuarà en constant creixement durant els pròxims anys, però amb la ràpida evolució de les tecnologies i les necessitats dels clients, a quins reptes de futur s’enfronta? Quines tendències marcaran l’evolució del sector del programari de gestió documental?

En els següents apartats vaig a intentar donar resposta a aquestes preguntes…

Reducció de temps, autonomia de l’usuari i especialització

La reducció dels temps d’implantació del programari ECM serà un punt de millora a aconseguir mitjançant el desenvolupament de plataformes que permeten desplegar entorns cada vegada més de configuració i menys de desenvolupament. Els sistemes de gestió documental hauran de proveir als seus usuaris de la capacitat d’adaptació (nous tipus documentals, metadades, fluxos de treball, etc.) de la manera més autònoma possible i sense necessitat de comptar amb perfils tècnics o proveïdors externs per a aquestes tasques.

A més, aquests entorns de configuració hauran de funcionar com a catàlegs en els quals l’experiència de clients anteriors quede plasmada a manera de bones pràctiques i puga ser aprofitada en les noves implantacions. Aquest aspecte cobra major interès en solucions de nínxol: salut, banca, energia, etc., que d’altra banda tendiran a créixer ja que l’especialització (sectorització), buscant l’eficiència, també marcarà el futur dels proveïdors de programari ECM.

Menys és més: la senzillesa com a valor per a l’usuari

Altre repte destacable serà el plantejar interfícies senzilles, netes i molt fàcils d’utilitzar per a l’usuari des de diferents dispositius (PC, tauleta tàctil, mòbil) sense minvament funcional. Reduir al màxim la corba d’aprenentatge. En aquest sentit, existeixen encara reptes tecnològics que permeten automatitzar tasques manuals de classificació i descripció (assignació de metadades) de documents, especialment en certs tipus de contingut amb caràcters manuscrits, imatges, vídeos, etc.

El model “Dropbox”

El programari ECM haurà de conviure, quan no directament competir, amb les solucions EFSS (Enterprise File Sync and Share) que estan orientant els seus models de negoci cap a l’empresa amb molt bona acceptació per part dels usuaris per la seua agilitat i senzillesa d’ús. Els fabricants de programari hauran de prendre bona nota de l’evolució d’eines com Dropbox, Owncloud o Box, que fins al moment podien ser concebudes com a eines complementàries al ECM, però la seua ràpida evolució funcional les acosta a poc a poc a les grans plataformes de gestió de continguts empresarials.

L’arxiu digital, el gran desconegut

Els principals actors del sector hauran de replantejar les solucions o mòduls d’arxiu digital (Records Management) per a fer-los més accessibles a l’empresa i que aquestes puguen implementar polítiques de retenció i de gestió de documents d’arxiu de manera senzilla. Aquests mòduls segueixen sent eines per a especialistes difícils de concebre per a l’usuari mitjà. Repensar el seu disseny serà també una necessitat a curt i mig termini perquè el seu ús s’estenga entre les organitzacions. En aquest aspecte hi ha encara molt camí que recórrer en l’empresa privada.

L’analítica, una gran aliada

Seguir avançant en l’analítica. Algunes solucions de gestió documental o ECM incorporen mòduls de BI (Business Intelligence) per a facilitar l’anàlisi i el reporting. Aquests components d’analítica evolucionaran amb l’ús de tecnologies Big Data que permeten explotar el repositori central de continguts empresarials per a l’extracció de coneixement i facilitar la presa de decisions en l’empresa oferint un valor afegit a les solucions ECM. Veurem com evolucionen en aquest sentit els grans fabricants de programari del sector i què aconsegueixen oferir als usuaris.

El núvol sí, però…

Els models cloud i SaaS (Software as a Service) han fet possible que el programari de gestió documental s’oferisca com un servei amb importants reduccions d’inversió inicial que han tingut bona acceptació entre les xicotetes empreses. No obstant açò, segueixen havent-hi reticències per part de moltes organitzacions a portar la gestió dels seus documents i continguts al núvol per temes de compliment legal o seguretat. Existeix camí per recórrer encara i l’adopció serà gradual, encara que constant. És molt possible que els models híbrids, és a dir, l’ús de solucions mixtes combinant núvols privats i públic, s’acaben imposant, almenys entre la mitjana i gran empresa.

La integració, peça clau de l’èxit

Facilitar encara més la integració. Un programari ECM es concep com el repositori central de tots els documents i continguts empresarials i que es generen i consulten des d’altres aplicacions de negoci (ERP, CRM, gestors de projectes, etc.). Encara que s’ha avançat molt en aquest aspecte, els proveïdors de programari hauran de fer molt senzilla la integració de la seua eina amb les solucions de gestió dels seus clients per a evitar sitges d’informació i plantejar projectes d’abast global.

Aquesta entrada va ser publicada originalment i en castellà al bloc de Neodoc Systems

Autor: Francisco Ricau González, actualment, responsable de la línia de negoci IMS (Information Management Services) en el Instituto Tecnológico de Informática, on desenvolupa projectes de consultoria relacionats amb la intel·ligència competitiva, la gestió documental i la gestió de continguts, juntament amb labors de formació a empreses en diferents sistemes per a la gestió d’informació.


E-mail: fjricau@gmail.com

Share Button