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La evaluación de documentos: del discurso al método

Curso en linea que realizaremos del 9 de noviembre al 9 de diciembre de 2020.

Curso en linea de 20 horas

  • Fechas: Del 9 de noviembre al 9 de diciembre.
  • Lugar: Aula Virtual COBDCV.

Profesor: Lluís-Esteve Casellas i Serra

Archivero, jefe de la Sección de Gestión Documental y Archivo, y Delegado de Protección de Datos del Ayuntamiento de Girona. Miembro del Grupo de Expertos en Evaluación del Consejo Internacional de Archivos (ICA-EGA) y del Comité Ad Honoramos de RADIO (Red de Archivos Diplomáticos Iberoamericanos). Fue vocal de la Comisión Nacional de Acceso y de Evaluación y Tria Documental de Cataluña (CNAATD), en representación de la Administración local (2001-2015) y coordinador del Grupo de trabajo sobre documentación municipal, del cual fue miembro desde su creación en 1994. Ha colaborado en varios grupos de trabajo nacionales e internacionales (InterPARES TRUST, InterPARES 3, FIED, MoReq2, Documentos Vitales, NODAC, etc.), y ha estado representando del AAC al CTN50/SC1 de AENOR.

Ha participado de manera continuada en formación universitaria especializada, principalmente a la Universidad Internacional de Andalucía y en la Escuela Superior de Archivística y Gestión de Documentos de la Universitat Autònoma de Barcelona, así como en numerosos acontecimientos profesionales. Actualmente, colabora en el Posgrado en Administración Electrónica y Gobierno Abierto en el Mundo Local, de la Universitat de Girona. Es autor de más de un centenar artículos; los últimos trabajos se han centrado en los datos abiertos, la evaluación, la transparencia y la gestión de datos desde el punto de vista de la gestión de documentos.

Presentación

La evaluación hasta ahora se ha centrado exclusivamente en el dilema conservar o eliminar documentación. Sin embargo, las nuevas tendencias van más allá y sitúan el análisis de las organizaciones en el centro de la evaluación, como por ejemplo la norma ISOOTR 21946:2018 Information and documentation – Appraisal for managing records.

Ahora bien, ¿hemos resuelto correctamente los criterios para establecer los periodos de retención de la documentación? ¿Por qué es tan importante conocer y normalizar estos criterios?
El curso pretende una aproximación a la evaluación desde una forma práctica y orientada a facilitar la elaboración de tablas de disposición de forma ágil, rápida y sistemática.

Objetivos

Dar criterios y pautas para:

  1. Identificar correctamente el valor primario y sus componentes
  2. Calcular fácilmente el periodo de retención de la documentación.
  3. Aplicar valores y plazos de retención de forma coherente, sistemática y ágil.

Metodologíaa

En linea. Combinación de conocimientos teóricos y resolución de casos prácticos en dos sesiones, a partir de la documentación entregaday de los problemas y casuística aportados por las personas participantes.

Trabajo individual y en grupo.
Docencia en castellano.

Programa

  1. Introducción:
      Evaluar… todavía?
    • Qué entendemos por evaluación?
  2. Valor primario vs. Valor secundario: ¿una crisis de valores?
  3. Determinar periodos de retención:
      Criterios VARCa y cálculo de plazos.
    • Punto crítico: el cierre de los expedientes.
  4. ¿Podemos establecer un patrón para evaluar?
      Formas documentales.
    • Funciones transversales.
    • Ámbitos de competencia.
    • Eliminar vs. Conservar.
    • ¿Muestreo?
  5. Análisis funcional, granularidad y políticas cooperativas
      Tipo de documentos y funcionalidad informativa.
    • Datos, registros y documentos recapitulativos.
    • Evaluar más allá de eliminar o conservar.
  6. Análisis y resolución de casos prácticos.

 

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